Aviso de privacidad sobre personal y contratación Oficina de Representación en México

RGA es una empresa global de reaseguros centrada principalmente en soluciones de reaseguro de vida y salud. Nuestros principales productos y servicios incluyen reaseguro de vida, reaseguro de prestaciones en vida, reaseguro de grupo, reaseguro de salud, soluciones financieras, suscripción facultativa y desarrollo de productos.

La sede de Reinsurance Group of America, Inc. se encuentra en St. Louis, Missouri, Estados Unidos de América.

RGA tiene varias oficinas en la región de Europa, Oriente Medio y África. Por ejemplo, RGA International Reinsurance Company dac situada en Irlanda es el representante de RGA en el Espacio Económico Europeo (“EEE”); RGA Reinsurance Company Middle East Limited, en los Emiratos Árabes Unidos, es el representante de RGA en Oriente Medio, y RGA Reinsurance Company of South Africa Limited, en Sudáfrica, es el representante de RGA en África. La lista completa de todas las entidades de RGA en Europa, Oriente Medio y África está disponible en https://www.rgare.com/global-presence/emea. 

La entidad de RGA que le emplea es el controlador responsable de la información personal que obtenemos y procesamos. Otras entidades de RGA también pueden ser responsables del tratamiento de su información personal, en función de su participación en asuntos relacionados con la contratación y el empleo.

Este aviso de privacidad está diseñado para proporcionar el cumplimiento de las leyes pertinentes en la región de Europa, Oriente Medio y África donde RGA tiene oficinas. 

RGA trata la información personal de acuerdo con las diferentes leyes de privacidad locales en el lugar donde la información personal es obtenida y procesada. Si las leyes aplicables establecen un nivel de protección de la información personal inferior al establecido en este aviso de privacidad, prevalecerá este aviso de privacidad. 

Por información personal se entiende la información, o una combinación de elementos de información, que podría permitir razonablemente identificar a una persona. 

Si solicita un puesto en RGA, según las políticas de contratación de una oficina específica de RGA, podemos obtener su información personal de las siguientes maneras (en la medida en que lo permita la legislación local):

• De su solicitud y CV, que usted nos proporciona directamente.
• De su solicitud y CV, que un reclutador nos proporciona en su nombre.
• Al entrevistarlo y comunicarnos con usted y al realizar evaluaciones para comprobar su idoneidad para un puesto.
• Al realizar comprobaciones de antecedentes con agencias de selección de personal o registros públicos (según permita la ley). Por ejemplo, RGA puede verificar su nombre en listas elaboradas por diversos gobiernos para la prevención del blanqueo de capitales y el terrorismo.
• De perfiles profesionales disponibles públicamente en sitios web o redes sociales (por ejemplo, LinkedIn). 
• De antiguos empleadores u otras personas de referencia, incluidos empleados de RGA.
  

Si usted es empleado de RGA, podemos obtener su información personal de las siguientes formas (en la medida en que lo permita la legislación local):

• Mediante fotografía y videografía con su participación voluntaria.
• Mediante la realización de encuestas de compromiso.
• Directamente de usted, cuando se incorporó a la empresa y a lo largo de su empleo.
• De nuestras comunicaciones con usted a lo largo de su empleo.
• De jefes, otros empleados, clientes o proveedores de servicios que nos dan su opinión sobre usted a lo largo de su empleo.
• Mediante la realización de verificaciones de antecedentes ad hoc con agencias de selección de personal o registros de acceso público, como las listas elaboradas por diversos gobiernos para la prevención del blanqueo de capitales y el terrorismo (en la medida en que lo permita la ley).
• De organismos profesionales o reguladores.
• Mediante el uso de circuitos cerrados de televisión (CCTV) y sistemas de gestión del tiempo en nuestras instalaciones.
• Mediante la supervisión del uso de nuestros sistemas y aplicaciones informáticos.

El tipo de información personal que obtenemos y procesamos sobre usted dependerá de las circunstancias específicas relacionadas con su contratación y empleo con nosotros y de las leyes locales pertinentes a la oficina específica de RGA con la que esté contratado.

Si está solicitando un puesto en RGA, podemos obtener las siguientes categorías de información personal sobre usted:

• Datos personales: nombre, sexo, fecha de nacimiento, ciudadanía, nacionalidad, situación militar, discapacidad.
• Información financiera: verificación de crédito.
• Datos de contacto: número de teléfono, dirección de correo electrónico, dirección postal, número de móvil.
• Información sobre antecedentes educativos y profesionales: historial educativo y profesional, cualificaciones, certificaciones, competencias, licencias, afiliaciones profesionales.
• Información sobre su derecho a trabajar: ciudadanía, permisos de trabajo y residencia, visados.
• Información sobre su empleo actual: cargo, responsabilidades, historial de remuneración.
• Información sobre pruebas de personalidad o psicométricas.

.Si es usted empleado de RGA, podemos obtener las siguientes categorías de información personal sobre usted:

• Datos personales: nombre, sexo, fecha de nacimiento, número de empleado.
• Datos de contacto: número de teléfono, dirección de correo electrónico, dirección postal, número de móvil.
• Fotografías, vídeos o imágenes suyas.
• Documentos de identificación: copia de su pasaporte, documento de identidad o permiso de conducir.
• Información sobre su familia: estado civil, fecha de matrimonio, personas a su cargo.
• Contactos de emergencia: parientes cercanos, sus nombres, relación con usted y datos de contacto.
• Información laboral: su puesto de trabajo, contrato laboral, fechas de inicio y baja, salario (incluido su nivel y grado), ritmo de trabajo.
• Información relacionada con la remuneración: datos de su cuenta bancaria, información sobre la nómina, información fiscal, información sobre la jubilación y/o pensión, detalles de cualquier licencia, gastos reclamados.
• Información relacionada con las prestaciones: prestaciones disponibles, pagos reclamados.
• Información sobre pruebas de personalidad o psicométricas;
• Información sobre rendimiento y formación: rendimiento en el trabajo, ascensos, historial de formación, necesidades de desarrollo.
• Información relacionada con las investigaciones: reclamaciones y asuntos relacionados con la dignidad en el trabajo, expedientes disciplinarios, advertencias o sanciones emitidas, denuncias de irregularidades.
• Información relacionada con la supervisión: información derivada de la supervisión de las normas de uso aceptable de las TI, incluidos los identificadores de usuario de los empleados, los registros de acceso a los sistemas de TI, los registros de CCTV, los registros del sistema de gestión del tiempo.
• Información sobre su vida personal y familiar (solo si la comparte voluntariamente con sus compañeros). 

Parte de la información personal que le pedimos que nos facilite es obligatoria, lo que significa que debe proporcionárnosla para que podamos seguir contratándolo o empleándolo o para cumplir nuestras obligaciones legales. Cuando sea obligatorio que nos facilite determinada información, se lo indicaremos claramente cuando se la solicitemos.

Nuestra capacidad para obtener y procesar su información personal de categoría especial dependerá de las leyes locales pertinentes a una oficina específica de RGA y de las circunstancias relativas a su contratación y empleo con nosotros.

Si está solicitando un puesto en RGA, podemos obtener las siguientes categorías especiales de información personal:

• Antecedentes penales: confirmación de si ha cometido algún delito y medidas de seguridad aplicadas.
• Información relativa a su diversidad (solo si la ha compartido voluntariamente con RGA).

Si es usted empleado de RGA, podemos obtener las siguientes categorías especiales de información personal:

• Antecedentes penales: confirmación de si ha cometido algún delito y medidas de seguridad aplicadas.
• Información sanitaria: formularios de licencia por enfermedad, detalles de ajustes razonables en la oficina.
• Registros de accidentes (solo si sufre un accidente laboral).
• Información relativa a su diversidad (por ejemplo, etnia, raza) 

Si solicita un puesto en RGA, utilizamos su información personal para lo siguiente:

• Evaluar su responsabilidad financiera.
  • Facilitar el proceso de contratación y adecuar sus datos a las oportunidades de empleo.
  • Comprobar si ha solicitado anteriormente un empleo con nosotros.
  • Comunicarnos con usted en relación con su solicitud.
  • Evaluar su experiencia profesional, aptitudes y capacidades para un puesto específico.
  • Presentarle una oferta adecuada.
  • Mantenerlo informado de oportunidades de empleo que consideremos puedan ser de su interés.

En determinadas circunstancias, también podremos utilizar sus datos personales de categoría especial para adoptar medidas cautelares y comprobar que no ha estado implicado en actividades delictivas y que está capacitado para desempeñar determinadas responsabilidades en RGA.

Si usted es un empleado de RGA, utilizamos su información personal para lo siguiente:

• Adoptar medidas cautelares y comprobar que no ha estado implicado en actividades delictivas y que está capacitado para desempeñar determinadas responsabilidades en RGA.
• Garantizar la exactitud de los datos relativos a los registros que RGA ya conserva.
• Representar con precisión el personal de RGA, incluida su diversidad, en comunicaciones internas y externas, materiales promocionales y de marketing (solo con su consentimiento explícito y en conformidad con las leyes locales de protección de datos).
• Crear y publicar comunicaciones internas y externas, materiales promocionales y de marketing (solo con su participación voluntaria y en cumplimiento de las leyes locales de protección de datos).
• ayudar a informar la estrategia y las acciones de diversidad, equidad e inclusión de RGA.
• Realizar análisis significativos que nos ayuden a mejorar los programas para empleados, las prácticas en el lugar de trabajo y las políticas para ayudar a RGA a ser una organización más inclusiva y equitativa.
• Invitarlo a participar y compartir su experiencia sobre las actividades de responsabilidad social corporativa.
• Presupuestar su remuneración.
• Ejecutar el contrato que tenemos con usted y gestionar nuestros procesos de recursos humanos.
• Administrar las necesidades de inmigración y movilidad.
• Compensarlo por su trabajo, administrar nuestra nómina y sus derechos de vacaciones.
• Proporcionarle los derechos de pensión y prestaciones aplicables.
• Evaluar su rendimiento, identificar sus necesidades de desarrollo, realizar revisiones salariales y de clasificación, gestionar ascensos e impartir capacitación.
• Planificar la sucesión.
• Tratar cualquier conflicto o denuncia de mala conducta y cumplir con las obligaciones legales a las que estamos sujetos y cooperar con los organismos reguladores y las fuerzas de seguridad.
• Realizar investigaciones y resolver cuestiones disciplinarias o reclamaciones de los empleados.
• Atender sus consultas y peticiones.
• Facilitar su interacción con los demás, mantener un entorno de trabajo interesante y colaborativo.
• Proporcionarle acceso a nuestras instalaciones, equipos y sistemas.
• Mantener la seguridad de nuestros locales, sistemas, instalaciones y datos.

También podemos procesar su información personal de categoría especial para los siguientes fines:

• Cumplir con la obligación legal de evitar la discriminación injusta.
• Representar con precisión el personal de RGA, incluida su diversidad, en comunicaciones internas y externas, materiales promocionales y de marketing (solo con su consentimiento explícito y en conformidad con las leyes locales de protección de datos).
• Adoptar medidas cautelares y comprobar que no ha estado implicado en actividades delictivas y que está capacitado para desempeñar determinadas responsabilidades en RGA.
• Cumplir con nuestras obligaciones en materia de salud y seguridad, incluida la administración del subsidio por enfermedad, el seguimiento y la gestión de las ausencias por enfermedad y la adaptación del lugar de trabajo o de nuestras instalaciones a sus necesidades.
• Fomentar la diversidad en el lugar de trabajo, por ejemplo, adoptar medidas especiales para dar cabida a las creencias religiosas o promover la diversidad en el lugar de trabajo. 

Podemos utilizar tecnología (incluida la tecnología proporcionada por proveedores de servicios externos) para procesar su información personal de forma que constituya una “elaboración de perfiles” (en la medida en que lo permita la legislación local). Esto implica el uso de software capaz de evaluar sus aspectos personales y predecir riesgos o resultados. Los principales ejemplos de cuando llevamos a cabo la elaboración de perfiles son los siguientes:

• Cuando utilizamos pruebas de personalidad o psicométricas, especialmente en el proceso de contratación. Estas pruebas analizan sus respuestas para destacar sus puntos fuertes y débiles potenciales y su posible adecuación a determinados tipos de funciones, pero no utilizamos estas pruebas para seleccionar o eliminar candidatos automáticamente.
• Para la gestión del personal. Podemos utilizar software para garantizar que nuestra plantilla se gestiona y utiliza de forma eficiente, para predecir riesgos en la retención de personal y para garantizar que los empleados reciben una remuneración justa.

Aunque podemos utilizar la elaboración de perfiles para ayudarnos en la toma de decisiones, no tomamos únicamente decisiones automatizadas sobre las personas. Por tanto, No tomamos decisiones sobre contratación, indemnización, despido, promoción u otros asuntos que puedan afectar significativamente a una persona, sin evaluar todas las circunstancias.

Nos comprometemos a procesar sus datos personales de forma justa y lícita, y solo en la medida necesaria para alcanzar los fines enumerados anteriormente.

Debemos tener una base legal para procesar su información personal. En la mayoría de los casos, nuestra capacidad para obtener y procesar su información personal se basa en uno de los siguientes motivos:

• Necesario por razones de interés público sustancial, por ejemplo, para garantizar la igualdad de oportunidades o de trato; así como la diversidad racial y étnica en los niveles superiores.
• Para adoptar las medidas necesarias previas a la celebración de un contrato con usted.
• Para cumplir nuestras obligaciones contractuales con usted en relación con su contrato con nosotros.
• Para cumplir nuestras obligaciones legales, por ejemplo, obtener pruebas de su derecho a trabajar o realizar comprobaciones de antecedentes, o para evitar la discriminación injusta.
• Para cumplir con nuestras obligaciones legales para con usted, por ejemplo, las obligaciones de salud y seguridad que debemos cumplir como su empleador, las leyes aplicables en el sector de reaseguros u otras leyes laborales aplicables.
• Para asamblea de nuestros intereses legítimos, por ejemplo, para llevar a cabo el proceso de contratación de forma eficiente y justa, para gestionar a nuestros empleados de forma efectiva, para desarrollar, formar y proporcionar retroalimentación sobre nuestros empleados, para controlar el cumplimiento de las políticas internas, para comunicarnos internamente de forma efectiva, para presupuestar los gastos de nómina y para proteger a RGA (y a otros empleados) contra robos, amenazas de ciberseguridad u otros delitos. Cuando procesamos información personal para asamblea de nuestros intereses legítimos, ponemos en marcha salvaguardas sólidas para garantizar que su privacidad está protegida y para asegurar que nuestros intereses legítimos no se vean anulados por sus intereses o derechos y libertades fundamentales. Si desea obtener más información sobre la prueba de sopesamiento que llevamos a cabo, comuníquese con nosotros en los datos que figuran en la sección “Contáctenos”.
• Para proteger sus intereses vitales o los de otra persona, por ejemplo al facilitar su información sanitaria a un médico en caso de urgencia médica.

En ocasiones, podemos obtener su consentimiento explícito para recopilar y utilizar determinados tipos de información personal, por ejemplo, cuando la ley nos obliga a ello, cuando tomamos fotografías o vídeos, o si los candidatos nos piden que transmitamos sus datos a un tercero con fines de contratación o comprobación de antecedentes. Si le pedimos su consentimiento para procesar su información personal, puede retirarlo en cualquier momento si se comunica con nosotros a través de los detalles que aparecen en la sección “Contáctenos” a continuación.

Si desea más información sobre cómo se aplican estas bases jurídicas al procesamiento de su información personal, busque más detalles en el siguiente enlace: 

Si desea más información sobre cómo se aplican estas bases jurídicas al procesamiento de su información personal, busque más detalles en el siguiente enlace: https://www.rgare.com/our-company/responsibility/policies-and-governance-center/policy-and-rights/careers-privacy-policy/legal-bases-and-purposes-hr-english/legal-bases-and-purposes-hr-spanish

Según las circunstancias relevantes para el procesamiento de su información personal, podemos compartirla con las siguientes partes:

• Empresas del grupo RGA. Operamos como una empresa global, por lo que podemos compartir sus datos de contacto, así como otros aspectos de su perfil laboral, con empresas del grupo para la gestión de recursos humanos, presupuestos e informes internos. En los casos en que usted se haya ofrecido voluntariamente o haya dado su consentimiento, también podremos compartir su imagen con empresas del grupo con fines de comunicación interna y externa, promoción y marketing.
• Proveedores de servicios. Por ejemplo, podemos asociarnos con otras empresas para la administración de nóminas, la oferta y administración de prestaciones, la investigación de antecedentes de los empleados, el asesoramiento en materia de inmigración, las pruebas psicométricas, el alojamiento de la plataforma de recursos humanos, la fotografía/videografía, la administración de presupuestos y el análisis de la información para mejorar nuestros procesos y políticas.
• Hoteles, proveedores de transporte y empresas de reubicación, con el fin de proporcionarle apoyo para la reubicación u organizar el transporte y el alojamiento para usted, cuando sea necesario.
• Cualquier organismo encargado de hacer cumplir la ley, tribunal, regulador, autoridad gubernamental u organismo profesional. Podemos compartir su información personal con estas partes cuando lo consideremos necesario para cumplir una obligación legal o reglamentaria, o para proteger nuestros derechos o los derechos de terceros.
• Compradores de activos. Podemos compartir su información personal con cualquier tercero que compre, o al que transfiramos, todos o sustancialmente todos nuestros activos y negocios. En caso de que se produzca dicha venta o transferencia, haremos todo lo razonablemente posible para que la entidad a la que transfiramos su información personal la utilice de forma coherente con el presente aviso de privacidad.

Usted tiene determinados derechos en relación con su información personal, sujetos a la legislación local y a las circunstancias relativas al procesamiento de sus datos personales.

Sus derechos incluyen el derecho a lo siguiente:

• Pedirnos que confirmemos si se están procesando sus datos personales, y acceder a sus datos personales y a los detalles relativos a su procesamiento (derecho de acceso).
• Rectificar cualquier información inexacta que tengamos sobre usted (derecho de rectificación).
• Borrar su información personal (derecho de eliminación).
• Restringir el procesamiento de su información personal (derecho de restricción del procesamiento).
• Oponerse al procesamiento de sus datos personales (derecho de oposición).
• Retirar su consentimiento en relación con el procesamiento de su información personal (cuando nos basemos en su consentimiento como base jurídica para el procesamiento) (derecho a retirar su consentimiento).
• Recibir su información personal en formato electrónico utilizable y transmitirla a terceros (derecho a la portabilidad de los datos).
• Iniciar una demanda ante la autoridad de protección de datos local.

Si desea discutir o ejercer tales derechos, comuníquese con el departamento de Recursos Humanos o con la Oficina Global de Privacidad y Seguridad (Global Privacy & Security Office, GSPO) al correo electrónico dsr@rgare.com, o a través de los datos de contacto que figuran en la sección “Contáctenos” a continuación.

Lo animamos a que se comunique con el departamento de Recursos Humanos para actualizar o corregir su información si esta cambia o si la información que tenemos sobre usted es inexacta.

Nos comprometemos a trabajar con usted para obtener una resolución justa de cualquier solicitud, queja o preocupación sobre privacidad. Sin embargo, si cree que no hemos podido ayudarlo con su solicitud, queja o preocupación, tiene derecho a presentar una queja ante la autoridad supervisora local (es decir, la supervisora de la jurisdicción en la que vive o trabaja) o la autoridad supervisora de la jurisdicción en la que cree que se ha producido una infracción de la legislación sobre protección de datos. Los datos de contacto de las autoridades supervisoras están disponibles en el siguiente enlace: https://www.rgare.com/our-company/responsibility/policies-and-governance-center/policy-and-rights/supervisory-authorities-contacts

Aplicamos medidas técnicas y organizativas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo que corre la información personal que procesamos. Estas medidas tienen por objeto garantizar la disponibilidad, integridad y confidencialidad permanentes de la información personal. Evaluamos estas medidas periódicamente para garantizar la seguridad del procesamiento.

Si solicita un puesto de trabajo con nosotros, conservaremos su información personal hasta que el puesto al que opta haya sido cubierto, tras lo cual conservaremos su información personal de acuerdo con nuestra política de conservación durante un periodo de tiempo que nos permita lo siguiente:

• Comprobar nuestros registros en caso de que solicite otro puesto con nosotros.
• Cumplir los requisitos de conservación de registros establecidos por la legislación local.
• Defender o presentar reclamaciones legales existentes o potenciales.
• Atender cualquier consulta o reclamación que pueda tener.

Eliminaremos su información personal cuando ya no sea necesaria para estos fines. En caso de que, por razones técnicas, no podamos eliminar por completo la información de nuestros sistemas, adoptaremos las medidas oportunas para impedir que los datos se sigan procesando o utilizando.

Si usted es empleado, conservaremos sus datos personales mientras siga trabajando para nosotros. Una vez finalizada nuestra relación con usted, conservaremos sus datos personales de acuerdo con nuestra política de conservación durante un periodo de tiempo que nos permita lo siguiente:

• Incluir su imagen en comunicaciones internas y externas, materiales promocionales y de marketing, y archivos de la empresa.
• Proporcionarle cualquier prestación continuada, como pensiones o seguros.
• Cumplir los requisitos de conservación de registros establecidos por la legislación local.
• Defender o presentar reclamaciones legales existentes o potenciales.
• Atender cualquier consulta o reclamación que pueda tener.
• Llevar a cabo controles de los empleados salientes que pasan a desempeñar determinadas funciones controladas, en conformidad con la normativa.

Eliminaremos su información personal cuando ya no sea necesaria para estos fines. En caso de que, por razones técnicas, no podamos eliminar por completo la información de nuestros sistemas, adoptaremos las medidas oportunas para impedir que los datos se sigan procesando o utilizando.

Debido a que operamos como una empresa global, su información personal puede ser transferida, almacenada y procesada por entidades de RGA en otros países, que pueden incluir países que no se considera que garanticen un nivel adecuado de protección de la información personal en virtud de la legislación de la Unión Europea o de su legislación local. Por tanto, RGA adoptó las Normas corporativas vinculantes (Binding Corporate Rules, “BCR”) a fin de poder hacer transferencias internacionales de su información personal dentro del grupo de compañías, de acuerdo con las leyes de protección de datos de la Unión Europea y otros países relevantes. Aquí podrá encontrar los resúmenes de nuestras BCR: https://www.rgare.com/our-company/responsibility/policies-and-governance-center/policy-and-rights/binding-corporate-rules. 

Si necesitamos transferir su información personal a proveedores de servicios u otras partes situadas fuera del EEE u otros países pertinentes, nos aseguraremos de que se establezcan las salvaguardias adecuadas con dichas partes. Normalmente establecemos compromisos contractuales en conformidad con los requisitos legales aplicables para garantizar que su información personal está adecuadamente protegida. Si desea más información sobre las medidas de protección adecuadas, comuníquese con nosotros en la sección “Contáctenos”.

Si tiene preguntas o inquietudes sobre la manera en la que se ha usado su Información personal, envíenos un correo electrónico a privacy@rgare.com, llámenos o escríbanos.

Para el resto de direcciones postales y números de teléfono, consulte https://www.rgare.com/global-presence/emea

Si desea ejercer un derecho como interesado, puede utilizar nuestro formulario de contacto en línea. 

Nuestro delegado de protección de datos: El delegado de protección de datos de RGA para la región de Reino Unido, la Unión Europea y Oriente Medio es Dean Scotson. Si tiene preguntas o inquietudes para nuestro delegado de protección de datos respecto de la manera en la que se ha utilizado su información personal, comuníquese por correo electrónico a 
 dpo@rgare.com.

Puede solicitar una copia de este aviso de privacidad usando la información de contacto antes indicada. Podemos modificar o actualizar este aviso de privacidad ocasionalmente. Si implementamos un cambio significativo en este aviso de privacidad, le enviaremos una notificación a usted y, cuando corresponda, lo haremos con el tiempo suficiente para que pueda ejercer sus derechos (p. ej. el de objetar el procesamiento).